Ορολογία συστήματος

Αίτημα

Οποιοδήποτε αίτημα το οποίο έχει υποβληθεί στο ΜΙΤΟΣ για διεκπεραίωση

Οποιοσδήποτε χρήστης του συστήματος ΜΙΤΟΣ που μπορεί να πιστοποιηθεί μέσω της Κεντρικής Υπηρεσίας Πιστοποίησης Χρηστών του ΤΕΙ Κρήτης (CAS).

Ομάδα

Περιγράφει μια ομάδα χρηστών η οποία εξυπηρετεί αιτήματα. H ομάδα θα μπορεί να αποτελείται από χρήστες που ανήκουν σε μια συγκεκριμένη οργανωτική μονάδα του ΤΕΙ (π.χ διεύθυνση, υπηρεσία, σχολή ή τμήμα του ΤΕΙ) ή να αποτελείται από μέλη που ανήκουν σε διαφορετικές οργανωτικές μονάδες του ιδρύματος (π.χ διάφορες Ο.Δ.Ε, επιτροπές κλπ). Τα αιτήματα που εξυπηρετεί μια ομάδα μπορουν να προέρχονται/υποβάλλονται από χρήστες που δεν ανήκουν στην ομάδα ή και χρήστες που ανήκουν στην ομάδα. Τα τελευταία θα αντικατοπτρίζουν ανάγκες της ίδιας της ομάδας (εσωτερικές λειτουργίες/διεργασίες της ομάδας) ή υπηρεσίες που η ομάδα παρέχει χωρίς να της ζητηθούν. 

Ανοιχτή ομάδα: Ομάδα στην οποία μπορούν να υποβάλουν αιτήματα όλοι οι χρήστες του συστήματος.
Κλειστή ομάδα: Ομάδα στην οποία μπορούν να υποβάλουν αιτήματα μόνο οι χρήστες οι οποίοι κατέχουν κάποιο ρόλο στην ομάδα.

Ρόλος

Μια ιδιότητα η οποία μπορεί να εκχωρηθεί σε οποιονδήποτε χρήστη και η οποία παρέχει στον χρήστη μια σειρά από δικαιώματα (π.χ το δικαίωμα να εξυπηρετεί ένα αίτημα που απευθύνεται σε κάποια συγκεκριμένη ομάδα, το δικαίωμα να προβάλει στατιστικά σχετικά με την λειτουργία κάποιας ομάδας κλπ.). Ένας χρήστης μπορεί να συμμετέχει με ρόλους σε περισσότερες από μια ομάδες. Στην περίπτωση αυτή, ο χρήστης μπορεί να κατέχει διαφορετικό ρόλο σε κάθε ομάδα. Υπάρχουν 5 είδη ρόλων που μπορούν να εκχωρηθούν σε ένα χρήστη. (βλέπε παρακάτω) Τα 4 σχετίζονται πάντα με μια συγκεκριμένη ομάδα και 1 σχετίζεται με ολόκληρο το σύστημα. Ένας χρήστης δεν μπορεί να κατέχει περισσότερους από έναν ρόλο σε μια ομάδα.

Κατηγορία αιτημάτων

Περιγράφει ένα είδος αιτημάτων το οποίο σχετίζεται με μια συγκεκριμένη φόρμα υποβολής αιτημάτων και έχει οριστεί σε μια συγκεκριμένη ομάδα. Όταν ένας χρήστης υποβάλει αίτημα της συγκεκριμένης κατηγορίας το αίτημα αυτό θα είναι ορατό μόνο στα μέλη της ομάδας την οποία αφορά (η ομάδα μέσα στην οποία έχει οριστεί η συγκεκριμένη κατηγορία) και στον ίδιο.

Κατάστασεις αιτήματος

Η κατάσταση ενός αιτήματος μπορεί να περιγραφεί σε δύο επίπεδα. Το πρώτο επίπεδο είναι πιο γενικό και περιλαμβάνει 4 δυνατές καταστάσεις:  ΝΕΟ, ΑΝΑΤΕΘΗΜΕΝΟ, ΜΠΛΟΚΑΡΙΣΜΕΝΟ, ΚΛΕΙΣΤΟ.  Όλες οι δυνατές ενέργειες επί ενός αιτήματος καθώς και το πως αυτές επηρεάζουν την κατάσταση πρώτου επιπέδου απεικονίζονται στο παρακάτω διάγραμμα:

Η εξήγηση της σημασίας της κάθε κατάστασης 1ου επιπέδου είναι η εξής:

NEO: Αίτημα που έχει υποβληθεί αλλά δεν έχει ανατεθεί ακόμα σε κάποιον.
ΑΝΑΤΕΘΗΜΕΝΟ: Αίτημα το οποίο είναι υπό διεκπαιρέωση (έχει ανατεθεί σε κάποιο μέλος της  ομάδας).
ΚΛΕΙΣΤΟ: Αίτημα του οποίου η διεκπαιρέωση έχει τερματιστεί (π.χ το αίτημα έχει διεκπεραιωθεί ή το αίτημα ήταν αδύνατο να εξυπηρετηθεί για τεχνικούς λόγους ή το αίτημα απορρίφθηκε)

Το δεύτερο επίπεδο είναι πιο περιγραφικό της κατάστασης στην οποία βρίσκεται ένα αίτημα και περιλαμβάνει 7 δυνατές καταστάσεις.

• ΑΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΤΟ

• ΞΑΝΑΝΟΙΓΜΕΝΟ

• ΕΞΥΠΗΡΕΤΕΙΤΑΙ

• ΜΠΛΟΚΑΡΙΣΜΕΝΟ

• ΑΚΥΡΩΘΗΚΕ

• ΑΠΟΡΡΙΦΘΗΚΕ

• ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΘΗΚΕ

Επειδή η κατάσταση 2ου επιπέδου εξαρτάται πάντα από την κατάσταση 1ου επιπέδου παραθέτουμε αμέσως παρακάτω όλους τους δυνατούς συνδυασμούς των δύο καταστάσεων (υπό την μορφή:  1η κατάσταση / 2η κατάσταση ):

• ΝΕΟ/ΑΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΤΟ
• NEO/ΞΑΝΑΝΟΙΓΜΕΝΟ

• ΑΝΑΤΕΘΗΜΕΝΟ/ΕΞΥΠΗΡΕΤΕΙΤΑΙ

• ΑΝΑΤΕΘΗΜΕΝΟ/ΜΠΛΟΚΑΡΙΣΜΕΝΟ

• ΚΛΕΙΣΤΟ/ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΘΗΚΕ

• ΚΛΕΙΣΤΟ/ΑΠΟΡΡΙΦΘΗΚΕ

• ΚΛΕΙΣΤΟ/ΑΚΥΡΩΘΗΚΕ

Αναλυτικές περιγραφές

• ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΘΗΚΕ: Επιτυχής διεκπεραίωση αιτήματος
• ΑΠΟΡΡΙΦΘΗΚΕ: Απόρριψη αιτήματος από τους υπεύθυνους
• ΑΚΥΡΩΘΗΚΕ: Ακύρωση αιτήματος από το αιτών ή από τους υπεύθυνους. Αυτό μπορεί να γίνει είτε επειδή ζητήσαμε κάποιο αίτημα κατά λάθος και θέλουμε να το αποσύρουμε, είτε επειδή κρίνεται από τους υπεύθυνους ότι πρέπει να ακυρωθεί.

Ροή καταστάσεων

Από την στιγμή που ένα αίτημα υποβάλλεται θα μεταβαίνει αυτόματα στην κατάσταση ΝΕΟ. Από αυτή την κατάσταση υπάρχουν δύο περιπτώσεις. Είτε το αίτημα να ανατεθεί σε  κάποιο μέλος της ομάδας (στην οποία απευθύνεται) για εξυπηρέτηση είτε να απορριφθεί ως άσχετο με την ομάδα στην οποία υποβλήθηκε. Στην πρώτη περίπτωση το αίτημα περνάει στην κατάσταση ΑΝΑΤΕΘΗΜΕΝΟ, ενώ στην δεύτερη περίπτωση το αίτημα περνάει στην κατάσταση ΚΛΕΙΣΤΟ. Από την κατάσταση ΑΝΑΤΕΘΗΜΕΝΟ ένα αίτημα μπορεί να μεταβεί μόνο στην κατάσταση ΚΛΕΙΣΤΟ. Τέλος, ένα αίτημα το οποίο βρίσκεται στην κατάσταση ΚΛΕΙΣΤΟ θα μπορεί να “ξανανοίξει” μεταβαίνοντας στην κατάσταση ΑΝΑΤΕΘΗΜΕΝΟ.

Για κάθε κατάσταση θα είναι δυνατή η αποθήκευση μιας πληροφορίας που να εξηγεί περαιτέρω γιατί βρισκόμαστε, ή πως βρεθήκαμε , σε αυτή την κατάσταση. Η πληροφορία αυτή θα μπορεί να πάρει συγκεκριμένες τιμές ανάλογα με την κατάσταση στην οποία βρίσκεται το αίτημα. Επίσης, η πληροφορία αυτή δεν θα επηρεάζει τις δυνατές μεταβάσεις από κατάσταση σε κατάσταση. Για λόγους αποφυγής ασαφειών από εδώ και πέρα θα αναφερόμαστε σε αυτή την επιπλέον πληροφορία ως “δευτερεύουσα κατάσταση” του αιτήματος (σε αντιπαράθεση με την “βασική κατάσταση” την οποία περιγράψαμε στην προηγούμενη παράγραφο).

Παρακολούθηση αιτημάτων

Από τη στιγμή που κάποιο αίτημα υποβληθεί ο χρήστης που το υπέβαλε θα μπορεί να παρακολουθεί την εξέλιξη του αιτήματος αφού συνδεθεί στο σύστημα και μεταβεί στην αντίστοιχη καρτέλα με τα αιτήματά του. Το σύστημα θα παρέχει επίσης και την δυνατότητα αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων (π.χ μέσω email) προς τον αιτούντα όταν υπάρχει μια σημαντική εξέλιξη στο θέμα της διεκπεραίωσης του αιτήματος. Οι περιπτώσεις στις οποίες θα αποστέλλεται ειδοποίηση θα μπορούν να ρυθμιστούν ανά ομάδα.

Καταγραφή ενεργειών 

Το σύστημα καταγράφει όλες τις σημαντικές ενέργειες, οι οποίες είναι ομαδοποιημένες σε 3 καρτέλες.

• Σχόλια: Εδώ θα υπάρχουν όλα τα σχόλια που έχουν γίνει σε ένα συγκεκριμένο αίτημα
• Αλλαγές κατάστασης: Αλλαγές κατάστασης 
• Πλήρες ιστορικό: Σχόλια, αλλαγές κατάστασης και αλλαγές σε οποιοδήποτε πεδίο του αιτήματος.